Implementação do eSocial

A obrigatoriedade do eSocial está se aproximando. A partir de setembro de 2016, grandes e médias empresas deverão estar adequadas ao novo regulamento. Para as pequenas e microempresas, o prazo é janeiro de 2017. Mas, para que a mudança ocorra sem traumas, há muitas coisas que as empresas precisam pensar desde já.

O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação a seus empregados, com o objetivo de facilitar a fiscalização. A novidade é que as empresas terão de repassar essas informações de maneira eletrônica unificada, dentro dos prazos estipulados pelo governo. Assim, todos os processos de atividades ligadas ao RH — como folha de pagamento, admissão, demissão, dados sobre medicina do trabalho e outros — terão de ser levantados e consolidados de acordo com as normas do eSocial para que possam ser transmitidos eletronicamente ao governo.

Hoje as empresas já cumprem suas obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas de outras maneiras. O que a nova regulamentação vai exigir é uma mudança cultural nas companhias, para que os dados sejam coletados e disponibilizados ao governo da forma correta, de maneira completa e no prazo certo.

Faltando menos de um ano para a mudança, será que sua empresa está preparada para a nova regulamentação? Veja o que você precisa fazer desde já para garantir que a transição ocorra sem traumas.

O QUE É PRECISO FAZER ANTES DA IMPLEMENTAÇÃO DO ESOCIAL

1) Identifique se a empresa tem todas as informações necessárias— “Mais de 1.300 informações precisarão ser enviadas ao eSocial”, alerta Edner Dreer, da CServices. A empresa precisa avaliar se tem todas elas. Muitas são usadas no dia a dia, como os dados da folha de pagamento, mas há também questões que antes não eram solicitadas de maneira eletrônica ou não tinham preenchimento obrigatório, como informações sobre medicina de trabalho e diversos detalhes sobre os dependentes dos funcionários. Estabeleça um fluxo de trabalho para obter as informações que faltam (e para atualizá-las periodicamente depois).

2) Cheque os prazos — Confira todas as informações solicitadas e os prazos estipulados pelo governo. Acerte seus fluxos internos para poder atender às demandas. “Fique atento aos prazos, não adianta ter as informações da folha de pagamento disponíveis apenas no vigésimo dia útil, se elas caem no sétimo dia, por exemplo”, comenta Marcos Samara, da CServices.

3) Verifique se as informações são consistentes— Algumas informações podem estar erradas, incompletas ou inconsistentes. Isso pode não ser um grande problema hoje, mas se tornará com as checagens automáticas que o eSocial permitirá. É o caso de mulheres que mudaram o nome após o casamento. Os dados precisam ser atualizados tanto pela empresa quanto pela funcionária (que deve informar a mudança na Caixa Econômica Federal para efeitos de FGTS).

4) Padronize os dados para atender as novas normas— Diversos dados que não eram lançados em sistemas governamentais agora precisarão ser. Verifique se eles estão completos e atualizados. Você terá, por exemplo, de informar todas as faixas salariais praticadas. Também terá de inserir as descrições de todos os cargos da empresa. Mas fique atento às normas do sistema: por exemplo, não adianta escrever 1 mil caracteres se o limite da descrição de cargo no eSocial é de quatrocentos caracteres.

5) Decida de que forma enviará as informações— O eSocial pressupõe que uma única fonte faça o envio de informações da empresa ao governo. Isso inclui informações mensais, como folha, ou outras sem periodicidade definida, como informação sobre contratações e demissões. Para as empresas que pretendem fazer o envio internamente, é preciso estar adaptado ao serviço e ter muita atenção. Muito provavelmente a transição envolverá adaptação nos sistemas de sua empresa para poder enviar os dados nos padrões exigidos pelo governo. Para aqueles que optarem pelo serviço terceirizado, toda a gestão da mudança de sistema passa a ser do fornecedor — livrando a companhia desse fardo. Você só precisará combinar com o prestador de serviço de terceirização como fará o envio das novas informações solicitadas. “A empresa que é cliente não precisa se preocupar com o sistema, ela só precisará garantir as informações que a terceirizada não tem.

O que é o eSocial?

O eSocial (ou folha de pagamento digital), é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.

Quais mudanças esse sistema traz?

O eSocial vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, o sistema vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.

O eSocial será obrigatório?

Sim, o eSocial será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.

Qual é o cronograma?

Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também é parte do projeto, com a função de equalizar os interesses de todos as esferas envolvidas.

As empresas brasileiras com faturamento superior a R$ 78 milhões, no ano de 2014, passarão a utilizar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), obrigatoriamente, a partir da competência setembro de 2016, para prestar informações relativas aos trabalhadores, como cadastramento, vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento e etc.

O cronograma que fixa as datas de obrigatoriedade para utilização do eSocial foi publicado no Diário Oficial da União (DOU), na quinta-feira (25), por meio da Resolução nº 1 do Comitê Diretivo do eSocial.

Assinada pelos secretários-executivos da Fazenda, Tarcísio de Godoy; da Previdência Social, Marcelo Freitas; do Trabalho e Emprego, Francisco Ibiapina; e da Secretaria da Micro e Pequena Empresa, José Constantino, a normativa fixa prazo diferente para a obrigatoriedade de prestar informações relativas ao ambiente de trabalho. Neste caso, as empresas serão obrigadas a utilizar o eSocial para transmitir informações sobre monitoramento da saúde do trabalhador e condições do ambiente de trabalho, bem como comunicação de acidente de trabalho, somente a partir da competência janeiro de 2017.

A resolução estabelece ainda que a partir da competência janeiro de 2017, os demais empregadores, inclusive microempresas e empresas de pequeno porte, como o empreendedor individual com empregado, o empregador doméstico, o pequeno produtor rural, o contribuinte individual equiparado à empresa e o segurado especial que possua trabalhadores que lhes prestem serviços – deverão enviar as informações sobre os seus empregados por meio do novo sistema. Já os eventos relativos ao ambiente de trabalho devem ser enviados pelos demais entes utilizando o eSocial a partir da competência julho de 2017.

Qual é a garantia de que as informações foram enviadas? Há comprovantes?

Diariamente, os profissionais de RH irão realizar alguns “reports” para o sistema do E-Social. A partir do envio, o sistema da Receita Federal irá validar a informação enviada e emitirá um número de protocolo de recebimento desta informação.

Não existirá um prazo fixo para envio de todas as informações, os prazos variarão de acordo com o assunto. Confira a seguir alguns exemplos:

Admissões ou demissões: precisarão ser informadas imediatamente quando ocorrerem. O trabalhador não poderá ser admitido ou demitido sem que o arquivo com a informação já esteja na base da Receita.

Folha de pagamento: o envio deverá ser realizado todo dia 07 do mês subsequente.

Jornada de trabalho e alterações de horários: deverão ser informadas na medida em que acontecerem as alterações de horários. Inclusive para trabalhadores isentos de marcação de ponto.

Alterações de Salário: o envio das informações deverá ser feito no dia subsequente à alteração.

O programa E-Social estará interligado com o ambiente da Receita Federal. Sendo assim, é de extrema importância que o profissional de RH verifique a consistência das informações no registro do programa de folha de pagamento.

É papel do RH garantir a veracidade das informações referente ao trabalhador e que as suas movimentações estejam alinhadas conforme legislação vigente no país.

As informações de cargo, por exemplo, serão informadas através do número de CBO (Classificação Brasileira de Ocupações). Então, independente se o nome do cargo estiver em português, inglês ou em outro idioma, é necessário que esteja com o CBO correto.

Algumas informações adicionais serão solicitadas através do E-Social para composição de dados estatísticos, como por exemplo, se o colaborador já possui imóvel próprio e se utiliza recursos do FGTS para a aquisição do mesmo.

Com a obrigatoriedade do cumprimento do E-Social, teremos mais argumentos para buscar a cooperação de outros setores da empresa ou de nossos clientes, como nos casos de empresas do ramo de Contabilidade, por exemplo.

Um exemplo disso é nos casos de marcação de férias dos trabalhadores. Habitualmente, quando esta responsabilidade é da Gestão da empresa e não do setor de Recursos Humanos, não há o correto cumprimento do Art. 135 da CLT (“…o trabalhador deve ser comunicado de suas férias, com 30 dias de antecedência, no mínimo, da data de início de suas férias”).

Com a implantação do E-Social, as férias deverão ser comunicadas para a Receita dentro do prazo estipulado em CLT.

Com estes exemplos fica mais fácil entender o que muda com o E-Social. Mas acredito que seja importante a realização de palestras visando conscientizar os colaboradores sobre as principais mudanças impostas pelo programa, bem como sobre a importância do cumprimento dos prazos legais e garantir o apoio e envolvimento de todos na implementação e manutenção do E-Social na empresa.

Qual o prazo para envio das informações?

O eSocial não muda a lei atual. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.

A principal mudança para os postos é com relação a saúde ocupacional

eSocial também terá impacto na saúde ocupacional

Diretor da Fenacon apresentou as principais características do eSocial

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi o tema principal da reunião do Grupo de Trabalho em Saúde Ocupacional (GTSO) da Confederação Nacional do Comércio de Bens, Serviços e Turismo (CNC) realizada em 14 de dezembro, no Rio de Janeiro.

O diretor de Educação e Cultura da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis, Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), Hélio Donin Júnior, apresentou aos integrantes do GTSO as principais características do eSocial, que, segundo ele, é o Sped de maior complexidade até agora, porque tem entrega e validação de informações diárias. “Por isso, é importante levar informação correta e treinamento aos empresários, para que se faça a correta implantação do Sistema dentro do prazo”, afirmou Donin.

As mudanças provocadas pelo Sistema vão afetar diversos setores e profissionais, que precisarão ser devidamente capacitados, entre eles contadores, médicos e técnicos de saúde e segurança do trabalho e analistas de Recursos Humanos. “A implantação do eSocial terá diversos impactos, alterando a estrutura organizacional das empresas, rotinas e hábitos operacionais”, afirmou o diretor da Fenacon.

Helio Donin explicou também a participação da CNC e da Fenacon no Grupo de Trabalho Confederativo do Ministério do Trabalho e Previdência Social (MTPS), que teve como um dos objetivos garantir o máximo de adesão das empresas, viabilizando, assim, o acesso tanto para as micros e pequenas empresas (MPEs) como para as prestadoras de serviços de contabilidade e Departamento Pessoal (DP). “Levamos em consideração que grande parte das empresas terceirizam o trabalho com DP, e estas também precisam estar preparadas”, afirmou.

Para o chefe da Divisão de Saúde (Serbem) do Sistema CNC-Sesc-Senac, Alexandre de Marca, o Sistema precisa ser viável para as empresas e também vai implantar uma mudança cultural na rotina destas. “É preciso a conscientização no sentido de que o eSocial vai impactar o fluxo e o registro das informações legais do empregado. Aqui no Sistema CNC-Sesc-Senac estamos procurando fazer o nosso dever de casa e vamos integrar a gestão das informações de saúde e segurança do trabalho com o departamento pessoal das três entidades. A preocupação da Divisão de Saúde se estende às demais entidades do Sistema e, sobretudo, às empresas que representamos”, afirmou Alexandre de Marca.

Emissão de benzeno e exame toxicológico para motoristas

Na reunião do GTSO também foram discutidos alguns tópicos relacionados a normas regulatórias e legislações específicas envolvendo a saúde ocupacional. O representante da Federação Nacional do Comércio de Combustíveis e de Lubrificantes (Fecombustíveis), Antônio Nóbrega, apresentou os desdobramentos das discussões em torno da emissão de vapor de benzeno em postos de gasolina, que seria tóxico para frentistas. Segundo ele, uma subcomissão na Comissão Nacional Permanente do Benzeno, do MTPS, quer aprovar uma medida que obrigue os postos a realizarem processo de recuperação do vapor de benzeno, o que implica troca das bombas.

“O comércio apresentou uma solução mais viável, que é a extração do vapor de forma mais simples, mas governo e representantes de trabalhadores insistem na recuperação – um processo mais complexo que, inclusive, requer a adaptação de caminhões para o transporte do material retido”, afirmou Nóbrega.

Além disso, é necessário considerar que o benzeno só é uma substância cancerígena em altas concentrações – a quantidade presente no vapor emitido nos postos de gasolina é inferior a 1% e não representa risco à saúde dos funcionários. “O Acordo Nacional do Benzeno já prevê o monitoramento do benzeno emitido em postos de gasolina, e a exigência de a concentração ser menor do que 1% em postos é mais rígida do que na exposição ocupacional em refinarias, por exemplo”, afirmou o engenheiro de segurança José Luiz Barros, representante da Federação das Indústrias do Rio de Janeiro (Firjan). José Luiz teceu comentários sobre a NR 12 – Segurança em Máquinas e Equipamentos, ressaltando as dificuldades encontradas e que ainda persistem no processo negocial da referida norma. Ele afirmou, ainda, que há avanços pontuais, mas que há pontos considerados primordiais pelo setor patronal – tratamento diferenciado para microempresas, exigências legais específicas para fabricantes e usuários, linha de corte temporal no que diz respeito às máquinas usadas, maior flexibilidade nos prazos – que ainda não foram considerados pelo governo e, por conseguinte, não foram colocados à mesa para discussão na Comissão Nacional que trata do assunto.

O assessor Especial da Divisão de Saúde da CNC, Luiz Mamari, também apresentou as cláusulas da NR 24, do MTPS, que trata das condições sanitárias e de conforto nos locais de trabalho (dimensões e características de corredores, vestiários, banheiros, refeitórios, alojamentos, etc.). Mamari é representante da CNC na Comissão Tripartite do Ministério e expôs a posição dos empregadores em relação às regras da NR 24.

Mamari também falou sobre as Resoluções da 83ª Reunião Ordinária da Comissão Tripartite Paritária Permanente (CTPP), com destaque para a aprovação da Lei nº 13.103, de 02/03/2015, que dispõe sobre o exercício da profissão de motorista e sobre a exigência de exames toxicológicos para motoristas do transporte rodoviário de cargas e passageiros. Segundo a Lei, caso o exame tenha resultado positivo, o empregado deverá ser encaminhado para recuperação em clínicas de reabilitação. “No entanto, a Lei não dispõe de que forma se dará esse encaminhamento nem esclarece sobre como a empresa deve se portar em relação ao funcionário”, afirmou. O assunto deve voltar à pauta de discussões em reuniões futuras da Comissão.

Fonte: Plumas Contábil