eSocial: Cadastro do colaborador é “cereja do bolo” para boa implantação

Faltando menos de oito meses para a obrigatoriedade do envio eSocial para empresas com faturamento superior a R$78 milhões no ano de 2014, companhias em processo final de adequação à nova lei começam a aparar as últimas arestas pendentes. Porém, após quase dois anos de discussão sobre o eSocial, podemos dizer que surgiu um “ponto fora da curva”, que de detalhe pode virar um grande problema: o cadastro do colaborador.

Erros de digitação, números de documentos errados e estado civil desatualizado são erros comuns e facilmente encontrados em muitas empresas, gerando inconsistência nos dados e impedindo que as informações trabalhistas sejam transmitidas para o eSocial.

Apesar de parecer um problema com solução simples, não é bem assim: uma empresa com mais de 10 mil colaboradores, por exemplo, vai ter grande dificuldade para atualizar todos esses cadastros, gerando uma série de consequências para ambos os lados.

Se a sua empresa está em fase final de adaptação ao eSocial e necessita recadastrar seus colaboradores, veja como esse problema pode ser minimizado em quatro passos:

1 – Identificação dos colaboradores na base de dados da empresa

Fazer a lição de casa é o primeiro passo para quem quer evitar esse tipo de problema. Checar a inscrição de todos os funcionários na base de dados e “garimpar” aqueles que estão com algum tipo de inconsistência em suas informações é dever da empresa.

Lembre-se que são quatro dados chave para a transmissão do eSocial ao fisco: nome do colaborador, data de nascimento, número do PIS e do CPF. Caso estes dados estejam incorretos ou incompletos, fica impossibilitada a transmissão de informações para o Governo, o colaborador não terá suas informações geradas para a transmissão da folha de pagamento Essa questão é muito grave, pois como este colaborador não vai “existir” na visão do Fisco, fica sem seus direitos trabalhistas básicos. Já a empresa corre o risco de pagar juros e multas sobre o não recolhimento de impostos deste período, além de multa por essa omissão de informação.

2 – Conscientização do colaborador quanto à importância dessas informações

É importante a empresa abrir o problema para seus funcionários e mostrar que eles próprios podem ser a solução do problema. Só com o apoio dos colaboradores o processo de revisão de cadastro é possível, já que dependendo da quantidade de funcionários, fica muito difícil um profissional ficar responsável por todas as revisões.

3 – Dar ferramentas para o colaborador fazer as correções devidas

Após informar o trabalhador da sua necessidade, é preciso municiá-lo com ferramentas para fazer essa correção.

Muitos clientes atendidos usam seus portais, um canal rápido e de fácil acesso. Cada colaborador usa seu login e senha e faz as devidas alterações no seu cadastro, garantindo assim uma ação rápida e efetiva. Outras empresas procuram facilitar ainda mais, usando os chamados “Totens digitais”, local físico onde o colaborador pode rever seu cadastro na empresa e atualizar os dados necessários. Nesse tópico, é importante lembrar de colaboradores que não são usuários de tecnologia, por exemplo, nas empresas que contam com um grande contingente de trabalhadores rurais, que podem não ter acesso ao portal da empresa ou familiaridade com os totens. Nesse caso, se faz necessário um trabalho mais braçal, disponibilizando pessoas que ajudem esses colaboradores a atualizarem seus dados, seja de forma oral ou em papel.

4 – Validação dos dados

Após todo esse processo, a bola volta para a empresa. Validar os dados atualizados é muito importante, o sistema do eSocial permite essa consulta, facilitando o processo. Atualmente, a consulta no site www.qualificacaocadastral.gov.br pode ser feita de 10 em 10 colaboradores. Valide com cuidado, traga os erros encontrados para o departamento competente e não deixe as correções para depois. O eSocial já está batendo à porta de sua empresa, e dependendo do número de colaboradores que seu time possui, este pode ser um processo trabalhoso e demorado.

Fonte: Plumas Contábil